オフィスDXとは何かご存じでしょうか。
ITシステムやツールを活用し、企業や組織の業務効率化や生産性の向上を実現する取組みであり、さらには顧客や社会のニーズに応えるための企業の変革でもあります。
そこで今回は、オフィスDXの重要性とは何か、導入事例、進めるうえでのポイントの3つの観点で解説します。
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オフィスDXの重要性
そもそもオフィスDXとは、冒頭でも述べましたが、ビジネス環境をデジタル化により企業の変革をもたらし、顧客や社会ニーズに応えるための取組みを指します。
その重要性は3つあり、1つ目は業務の効率化と生産性向上です。
効率化により、従業員の時間とリソースをより価値の高い業務に割り当てられるため、生産性の向上、新たなビジネス機会が生まれる可能性が期待できます。
2つ目は精度の向上で、デジタル化によりヒューマンエラー防止につながります。
そして、3つ目はリアルタイムの情報共有が可能といった点です。
働き方が多様化しているなかで、遠方にいる方にもリアルタイムで情報共有が可能になります。
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オフィスDXの導入事例
はじめに挙げられる事例は、クラウドによる勤怠管理です。
全社員の労働時間が可視化されるため、漫然とした長時間残業を防止したり、不当な打刻を指摘したりできることに加え、職場環境が適切か確認できるようになります。
次に、書類の電子化といった点です。
従来は請求書や契約書など紙ベースの文書が多く保存管理が必要でしたが、電子化により、保管場所の削減、書類を探す時間の短縮になっています。
そして最後に、自動化されたワークフローシステムです。
ルーチンワークを自動化すれば、時間の節約やエラー削減効果が期待できます。
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オフィスDXを導入する際のポイント
オフィスDXを進める際には、3つのポイントを意識するようにしましょう。
まず、従業員の教育と準備です。
導入にあたり、新たな技術や知識が必要になるため、従業員には事前に教育する必要があります。
リーダーシップを取り、DX化の重要性とは何かを伝え、従業員のモチベーションを上げるようにしましょう。
次に、既存システムとの連携ができるようにしましょう。
これまでの業務の効率化を図るためには、既存システムの連携が必要です。
段階的な導入スケジュールを組んで導入による混乱のリスクを減らし、小さな成功体験を踏んで長期的な成功に繋げられるようにしましょう。
なお、リスクを減らすためには、ビジネスニーズに合致したシステムを選定するのがポイントです。
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まとめ
オフィスDXとは、従業員の業務をデジタル化し、業務効率化や生産性の向上を目的とする取り組みです。
導入には従業員への事前準備と教育、段階的な導入が成功のポイントになります。
これからオフィスの賃貸借契約をして事業を計画されている方は、ぜひ事例も参考にして導入を検討してはいかがでしょうか。
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